Ну как в чем...
1. Количество спортсменов. При очной форме проведения во время регистрации спортсмен пешком принес вместе с зачеткой оригинал своей спортивной книжки, судья ее вживую увидел и в ведомости регистрации птичку поставил.
2. При заочных соревнованиях заявкой является отчет, т.е. заявка принимается уже по факту. Как бы ты не ратовал за предварительные заявки, практически это трудновыполнимо технически. К тому же, в спортивной книжке отметка о присвоенном разряде проставляется не на странице, где указаны ФИО спортсмена. Сам бланк спорткнижки не является документом с высоким уровнем защиты, на нем нет как в паспорте номера и серии на каждой странице. Поэтому высылка скана такой книжки есть филькина грамота.
Как (чем) и кого мотивировать? Поделитесь опытом чем у вас мотивируются спортсмены, участвующие в муниципальных турнирах? И принимают ли они потом после присвоения 2 разряда участие во всероссийских? Изучите внимательно протоколы всероссийских соревнованиях, возможно найдутся сведения сколько из какого региона там участников. Уверяю, даже вместе с теми кто там "вне закона", т.е. безразрядников во многих регионах и два десятка не наберется. Лично для меня я не представляю такого мотива, который бы сподвигнул 4 часа на одном (максимум двух) диапазоне клепать повторы среди десятка-другого местных участников.
P.S. Про муниципальные соревнования. У моем муниципальном районе нет количества радиолюбителей вообще для кворума. Лет 5 назад услыхал на 80-ке случайно одного картофелевода из соседней станицы. Я там бываю но антенн вообще ни каких не видел, наверное партизан, совмещающий легальное радиолюбителсьтво с нелегальным. Еще рядом с райцентром увидел в одном хуторе неплохие антенны, но в эфире этого человека вообще не слышал. Когда мне оформляли 1 разряд и КМС, то записали меня как радиолюбителя из г. Шахты.

