Насколько я знаю, было года три назад решение проводить его в предпоследний уикенд сентября. И два последних года вроде так и проводили. Но это решение наше (в смысле - организаторов), и если все состыковывается с возможностями в конкретном году принимающей стороны (дом отдыха), так скорее всего и будет.
Размещение и питание - в доме отдыха. В последние годы число желающих принять участие в этом мероприятии уже превышало возможности дома отдыха, проблему удавалось решить, подключив соседний дом отдыха.
Предварительная регистрация обязательна - иначе на территорию дома отдыха и на фестиваль не попадешь.
В принципе можно и не жить на территории дома отдыха - многие москвичи и радиолюбители из области приезжают на день (без проживания). Но это без горячего питания, а перекусить - рядом есть магазин. ;-)